Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste Laatimispäivä 15.1.2018

1. Rekisterinpitäjä

Liikehäiriösairauksien liitto ry
Käsityöläiskatu 4 a, 20100 TURKU
p. 02 274 0400
info@liikehairio.fi
Y-tunnus: 0767468–1
Liikehäiriösairauksien liiton ylläpitämä keskitetty jäsenrekisteri (yhteisrekisteri), joka sisältää Liikehäiriösairauksien liiton ja jäsenyhdistysten jäsenrekisterit.

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Kirsi Tuovinen
p. 050 560 1317,
kirsi.tuovinen@liikehairio.fi

3. Rekisterin nimi: Jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.
Rekisteröidyn jäsentietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Rekisterissä käsitellään yhdistyksien jäsenien ja yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja.

Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä jäsenviestintä ja jäsenpalveluiden viestintä.

Henkilötietoja käytetään:

• jäsenlaskutukseen
• tilastointiin
• tieteellinen tutkimuksiin, erilaisiin jäsenkyselyihin ja selvityksiin
• toiminnan suunnitteluun
• liiton palveluista tiedottamiseen ja markkinointiin kuten vapaaehtoistoiminta, järjestötoiminta ja kurssitoiminta
• varainhankintaan

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään jäsenyhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Rekisteröidyn perustiedot: etu- ja sukunimi, syntymäpäivä, ja – aika, sukupuoli, liittymis- ja päättymispäivä, status (aktiivisuus), jäsennumero, postituskieli, osoite, maa, kunta, maakunta
• Rekisteröidyn yhteystiedot: puhelin- ja matkapuhelinnumero, sähköpostiosoite, postitustieto
• Rekisteröidyn lisätiedot: liittymistapa, diagnoosi, diagnoosivuosi, sairaanhoitopiiri, huomautukset
• Rekisteröidyn jäsenyydet: jäsenyhdistys, jäsenlaji, jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä
• Rekisteröidyn tehtävät: luottamus- ja vapaaehtoistoimet
• Rekisteröidyn ansiomerkit: merkki, myöntämispäivä
• Rekisteröidyn laskut: jäsenmaksutiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Osoitepäivitykset ja kuolin tieto saadaan Postin palvelun kautta.

7. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu liiton jäsenrekisteri järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

Rekisterin sisältämät tiedot ovat Vitec Avoine Oy:n konesalissa sijaitsevissa tietokannoissa. Manuaalinen aineisto; alkuperäiset jäsenhakulomakkeet säilytetään ainoastaan toiminnan edellyttämän ajan, minkä jälkeen ne tuhotaan välittömästi.

8. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Liiton yhteistyökumppaneille jäsenyhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.

Hermolla-lehden osoiteaineisto lähetetään Liikehäiriösairauksien liiton toimesta kirjapainoon sähköisesti. Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa.

Osoiteaineisto sisältää: jäsennumeron, nimen, osoitteen ja lehden kappalemäärän.

Joulukortti/arpa osoitteisto lähetetään Liikehäiriösairauksien liiton toimesta postituksesta vastaavalle henkilölle sähköisesti, joulukortit/arvat lähetettään kerran vuodessa. Osoiteaineisto sisältää: jäsennumeron, nimen, osoitteen. Luovuttamistapa: Excel-tiedostona sähköpostilla turvapostia käyttäen. Palvelutarjoajan ja alihankkijan kanssa laaditaan voimassa oleva lainsäädännön edellytykset täyttävät sopimukset.

Henkilötietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle.

9. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Liitto voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;

Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassa olevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään kuluvan vuoden jäsenyyden päättymisestä.
Sen jälkeen tiedot poistetaan. Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai liiton sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

11. Profilointi

Profilointia käytetään kurssien markkinoinnissa, kyselyissä mm. iän, jäsenlajin, paikkakunnan mukaan.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa liitolle/yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
• vaatia henkilötietojensa poistamista
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot

Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Liitto voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

13. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

14. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse jäsenkoordinaattori Kirsi Tuovinen, kirsi.tuovinen@liikehairio.fi

Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Liikehäiriösairauksien liitto ry
jäsenkoordinaattori Kirsi Tuovinen
Käsityöläiskatu 4 a, 20100 TURKU

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 9.8.2024